Conduire le projet du cabinet : neuf jalons et calendrier

Appelée depuis : parties I et II ; partie III, chapitre 3.

Utilité : organiser le premier cycle avec les personnes, les pièces et les décisions de passage.

Classeur associé : classeur unique, module 08 (Feuille de route) ; feuilles 08_Feuille_de_route, 08_Budget_temps, 08_Journal_pieces, 08_Tableau_de_bord, guide 08_Guide.

Statut : méthode et calendrier proposés, à adapter. Les durées ne relatent pas une expérimentation de vingt-quatre mois.

Les neuf jalons organisent le projet du cabinet. Les quatre temps, cadrer, explorer, converger et livrer, organisent la construction d’une ressource, et les revues organisent son maintien. Le classeur suit le premier de ces trois rythmes.

1. Les responsabilités

Tableau – Les responsabilités

Plusieurs rôles peuvent être tenus par la même personne, à condition que le rédacteur d’une production ne soit pas seul à l’apprécier.

2. Le mandat de l’associé porteur

Le mandat tient sur une page et reprend les cinq décisions de départ de la partie I, chapitre 3, section 3. L’associé qui porte le projet le signe avant tout choix d’outil. Il autorise la fiche de cadrage et le cahier des charges de l’annexe 6, sans les remplacer.

Tableau – Modèle de mandat de l’associé porteur

3. La fiche de cadrage du premier cycle

La fiche assemble sur une page les outils du Kit du design thinking qui ferment le premier losange : l’énoncé du problème, la question « comment pourrions-nous… », la carte du contexte, la définition du succès et les points critiques. Ses douze champs sont ceux de l’exemple rempli sur Méridien ci-dessous. La direction et le référent l’examinent avant la construction, et toute modification ultérieure reste datée.

Tableau – Fiche de cadrage du premier cycle

4. Neuf jalons sur pièces

Tableau – Neuf jalons sur pièces

5. Le dossier de chaque jalon

Chaque jalon conserve son objectif, la personne responsable, les participants, la date cible, le travail effectivement mené, les pièces et leurs liens, la conclusion, les réserves, l’action et la personne chargée, la date de décision et son état parmi « à préparer », « en cours », « à revoir » et « franchi ». L’état « franchi » exige des pièces suffisantes et une conclusion attribuée. Le lien vers la pièce évite sa duplication. Une modification de périmètre conserve la décision précédente et sa raison.

6. Calendrier indicatif du premier cycle

Hypothèse pour un sujet étroit, avec des personnes disponibles et des pièces accessibles.

Tableau – Calendrier indicatif du premier cycle

Une période de production chargée justifie un autre calendrier. Le report est enregistré avec une date et un responsable, sans changer les conditions de passage.

7. Temps prévu et temps passé

La feuille 08_Budget_temps distingue les rôles et les phases, chaque temps portant le statut prévu ou constaté. Le tableau de bord signale un coût constaté partiel tant qu’une ligne au statut « constaté » n’est pas valorisée, et ne présente le total comme complet que lorsque toutes les lignes du périmètre portent un taux. Les heures de plusieurs personnes se cumulent sans se confondre avec la durée de la réunion. La préparation et la relecture hors atelier s’ajoutent sans compter deux fois les mêmes heures. L’annexe 14 donne l’exemple calculé de 35,5 heures cumulées pour les seuls quatre ateliers, auxquelles s’ajoutent les outils, l’accompagnement, les corrections et les revues.

8. Le support dans Méridien

La page /cabinet-apprenant réunit le guide « Par où commencer ? », les projets enregistrés et les classeurs. Une fiche de projet comporte « Cadrage », « Jalons et pièces », puis « Bilan et décision ». Le responsable, les pièces et la conclusion sont requis pour renseigner un jalon franchi. L’extension demande les jalons antérieurs documentés et une décision motivée.

9. La réunion de décision

Le chef de projet remet une page de bilan et les liens vers le besoin, la version et ses essais, les usages, les manques avec leurs corrections et le nouvel essai, la revue, le temps et les dépenses, les risques, l’examen ISO et l’avis du pair. La direction précise le périmètre de sa décision et la prochaine revue. L’extension, vers davantage de dossiers, une autre équipe, une nouvelle ressource ou un autre secteur, est budgétée option par option. L’arrêt conserve les pièces et le motif, pour ne pas recommencer le même projet sans élément nouveau.

↩︎ Retour au corps : partie III, chapitre 3, section 2. Conduire les jalons et réserver le temps.