Protocole de contrôle, de reprise et de correction (outil 3)

Appelée depuis : partie II, construction et validation des ressources ; partie III, chapitres 1 à 3.

Utilité : éprouver une tâche, conserver le résultat et vérifier la correction. Les essais sont proportionnés à la ressource et au risque.

Classeur associé : classeur unique, module 05 (Contrôle et passation) ; feuilles 05_Tickets, 05_Participants, 05_Tests_dossiers, 05_Passation, 05_Ecarts, 05_Synthese, guide 05_Guide.

Statut : jeu d’essai fictif et résultat de référence préparés pour le rapprochement mensuel (§ 4). Le protocole de reprise permet de conduire ensuite un essai avec un collaborateur. Une extension à l’analyse de TVA est proposée au § 5. Le corrigé ne constitue pas le compte rendu d’un essai humain.

1. Écrire ce que l’essai doit établir

Exemple d’affirmation : une personne qui ne suit pas habituellement le dossier peut préparer le rapprochement mensuel, identifier ce qui manque et adresser l’écart à la bonne personne.

Tableau – Écrire ce que l’essai doit établir

2. Trois lectures distinctes

Tableau – Trois lectures distinctes

3. Cinq cas de ticket

Jeu initial, à adapter au format éprouvé. Les cas relatifs à la confidentialité, à l’action non autorisée ou à la contradiction d’une source s’ajoutent selon le risque.

Tableau – Cinq cas de ticket proposés

4. Cas Noria : préparer le rapprochement de septembre

4.1. La consigne et les pièces remises au participant

Consigne. Préparer le rapprochement des actions de formation, des factures et des encaissements à partir du lot ci-dessous et de la version de la méthode remise pour l’essai. Conserver les références des pièces et rédiger les questions utiles au chef de mission. Relever les endroits où la consigne demande une explication.

L’exercice se place à un 6 octobre fictif, sans millésime, et porte sur le mois de septembre qui le précède, aux dates du cas fictif de Méridien. Le lot couvre le report, la facture sans référence et le règlement partiel. La pièce complémentaire S04, examinée à part, couvre la facture pour deux actions visée par la version 0.1.1 de la compétence. Les montants sont en euros TTC. Aucun calcul de TVA ni écriture comptable n’est demandé. Léa transmet les pièces, Karim confirme les séances, Inès prépare le travail et Victor examine les arbitrages.

S01, suivi des actions reçu le 6 octobre

Tableau – S01, suivi des actions

S02, factures de septembre

Tableau – S02, factures de septembre

S03, encaissements justifiés dans le lot

Tableau – S03, encaissements justifiés

P02, confirmation du report. À la demande de son client, F02 a été reportée du 12 septembre au 5 octobre. Karim confirme sa réalisation au 5 octobre dans R02A. Le point est suivi dans le Relais de l’exercice sous la référence R02.

Aucun avoir ne figure dans le lot. Les échéances des factures ne sont pas communiquées. Les encaissements fournis ne constituent pas une liste exhaustive des règlements du dossier.

Deuxième passage. Remettre S02 à l’identique une seconde fois. Le participant reprend son tableau et explique comment il évite de compter deux fois les factures. Le report de F02 reste suivi sous R02.

S04, pièce complémentaire pour la version 0.1.1 : une facture pour deux actions. Examinée à part, elle n’entre pas dans les totaux du lot.

Tableau – S04, deux actions d’un même client sur une seule facture

4.2. Le résultat de référence, réservé à la relecture

Ce résultat est établi à partir du lot fictif. Lors d’un essai, il reste séparé des pièces remises au participant.

Tableau – Résultat de référence du lot

Pour F02, le tableau conserve la date prévue du 12 septembre, la réalisation du 5 octobre et la facture du 10 septembre. P02 explique le report. Le collaborateur soumet à Victor la différence de période et le règlement partiel. Il ne déduit pas du seul tableau le traitement comptable à retenir.

Pour FAC03, le même nom de client ne suffit pas à établir un lien avec F03. Le collaborateur demande à Léa la référence de l’action facturée. Karim pourra confirmer la réalisation si la réponse nécessite une explication pédagogique. F03 reste visible dans le suivi, sans facture rapprochée tant que ce lien n’est pas établi.

Les 1 500 € correspondent à la différence entre les factures et les règlements présents dans le lot. Ils ne permettent ni de déclarer toutes ces sommes en retard ni d’exclure un autre paiement. La question porte sur les pièces complémentaires et les échéances à vérifier.

La seconde réception de S02 conserve les trois factures et les mêmes totaux. Le collaborateur reconnaît les références déjà traitées, conserve le fichier reçu et complète R02 si une nouvelle explication apparaît, sans ouvrir une seconde demande sur le report.

4.3. Ce que le relecteur examine

Le rapprochement doit être juste sur les montants et compréhensible sur les dates. Le relecteur vérifie que chaque lien repose sur une pièce, que les informations absentes sont signalées et que les questions sont adressées à la bonne personne. Il confronte ces attendus au tableau remis, puis consigne l’aide demandée et les corrections dans le journal du § 8.

5. Adapter les critères à une autre tâche : l’analyse de TVA

Pour la préparation d’une analyse de TVA, le cabinet peut retenir cinq participants et dix dossiers autorisés et anonymisés, deux par personne dont au moins un non connu. Ce dimensionnement s’ajuste au périmètre choisi.

Consigne : examiner les pièces disponibles, préparer une analyse pour le responsable de mission, distinguer les faits établis des inconnues, citer les sources et préciser la validation nécessaire. Toute demande d’aide est autorisée et consignée.

Tableau – Critères de relecture de l’analyse de TVA

Le relecteur peut qualifier un résultat « partiel » et préciser la correction. Une erreur critique bloque l’emploi de la production, sans compensation par un score moyen.

6. La passation à blanc

Le repreneur examine sept ensembles : activité et organisation, régimes utiles, décisions et options, échéances et obligations, ressources applicables, pièces ou informations absentes, histoire de la relation utile à la mission. Pour chacun, il renseigne la référence trouvée, sa portée, l’incertitude, l’aide demandée et la correction proposée.

Tableau – Graduation documentaire des supports

La graduation qualifie les supports, jamais la personne, et reste séparée des critères professionnels. La réunion qui suit traite les manques. La correction rejoint le dossier, la ressource, les accès ou l’accueil du collaborateur selon sa cause, et l’apport d’une explication orale est consigné.

7. Perturbations de continuité

Après une tâche de référence, une seule perturbation à la fois, sur une copie ou un cas d’essai autorisé.

Tableau – Perturbations de continuité

8. Journal d’essai et fiche d’écart

Tableau – Journal d’essai et fiche d’écart

Les feuilles du module 05 accueillent les essais de ticket, les tests dossiers, la passation et les écarts. Les perturbations et leurs critères sont décrits dans la consigne jointe au classeur.

9. Seconde épreuve après correction

Après correction, la tâche est reprise avec la nouvelle version. Le premier résultat est conservé, et la vérification porte sur la disparition du défaut sans déplacement du risque. Un nouveau participant ou un cas équivalent distingue l’amélioration du support du souvenir du premier essai. Pour la comparaison des trois régimes de travail, les mêmes critères et des cas comparables sont conservés, avec les différences de difficulté et d’expérience notées. Un incident de confidentialité, une source inventée ou une action professionnelle non autorisée suspend le parcours concerné jusqu’à une décision habilitée et un contrôle de la correction.

↩︎ Retour au corps : partie III, chapitre 2, section 2. Éprouver la continuité et refaire l’essai après correction.