Le mémoire›Annexes›Annexe 19
Annexe 19Tenir la mémoire du client et préparer son programme de travail
Appelée depuis : l’ouverture de la partie II ; partie II, chapitre 2, section 3 ; partie III, chapitre 2, section 1 ; partie III, chapitre 3, section 1.
Ce que cette annexe permet de refaire : conserver les informations utiles au dossier, relier leurs sources et adapter les ressources communes au travail du client.
Statut : structure proposée et illustration sur le cabinet fictif Méridien. Les quatre vues sont présentes dans la version locale examinée. La fiche ne constitue ni une validation globale de ses données ni un résultat client.
1. Quatre vues pour reprendre le travail
Tableau – Quatre vues pour reprendre le travail
| Vue | Ce qu’une personne doit y retrouver | Exemple de question |
|---|---|---|
| Compréhension | activité, fonctionnement, histoire, mission, changements et points d’attention | qu’est-ce qui explique la situation et les choix actuels ? |
| Carte d’identité | données juridiques, fiscales et sociales structurées, avec leur provenance | quelle valeur est établie, pour quelle période ? |
| Annuaire | interlocuteurs, rôles et coordonnées utiles | qui prépare la pièce, qui confirme le fait, qui décide ? |
| Programme | travaux retenus, cadence, pièces, responsable, interlocuteurs et critères | que faut-il faire pour ce client, à quel moment et avec quel résultat ? |
Le centre des sources, accessible depuis la fiche de compréhension, relie au dossier les courriels, les comptes rendus de visioconférence et les relais. L’onglet Gouvernance présente les propositions et les décisions de mise à jour, sans créer une cinquième copie des faits.
2. Qualifier une information sans refaire tout le travail
Tableau – Qualifier une information sans refaire tout le travail
| Élément à conserver | Contenu minimal |
|---|---|
| Information | formulation ou valeur, objet et période |
| Provenance | échange, document, registre ou décision, avec sa date et son lien |
| Statut | établi, déclaré, proposé, contradictoire ou à vérifier, selon l’objet |
| Responsabilité | personne chargée de la mise à jour, personne appelée à décider si nécessaire |
| Historique | ancienne valeur ou version, changement et motif |
| Suite | question restante, action, responsable et échéance |
Le responsable de la fiche entretient les faits dans les limites de ses droits. Une règle explicite peut autoriser Léo à reporter un fait déjà confirmé. Un changement qui engage la mission ou contredit une décision est présenté au chef de mission. Un fait déjà confirmé n’est pas soumis de nouveau sans élément nouveau.
3. De la bibliothèque au travail de la période
Tableau – De la bibliothèque au travail de la période
| Niveau | Informations à tenir | Ce que ce niveau ne démontre pas |
|---|---|---|
| Bibliothèque | objet du contrôle, sources, pièces types, méthode et conditions d’emploi | son applicabilité à tous les clients d’un secteur |
| Programme du client | choix du travail, cadence, adaptations, personnes, pièces et critères | la réalisation du travail pour une période |
| Occurrence de période | pièces reçues, travaux effectués, écarts, conclusion et suites | un résultat satisfaisant du seul fait que la tâche est close |
Fiche d’adaptation à remplir
Tableau – Fiche d’adaptation à remplir
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Travail et ressource de référence | |
| Motif du choix pour ce dossier | |
| Cadence ou événement déclencheur | |
| Pièces préparées chez le client | |
| Travail du cabinet | |
| Responsable et personne qui examine | |
| Interlocuteurs de l’annuaire et rôles | |
| Terminé quand… | |
| Réussi si… | |
| Source de l’organisation, décision et prochaine revue |
4. Illustration Noria : du Relais à l’organisation de la mission
Dans la version Méridien examinée, la fiche distingue le responsable de sa tenue, le chef de mission et les interlocuteurs du client. Le contrôle annuel de concordance comptabilité–BPF est inscrit au programme, avec les pièces, le partage du travail, les personnes et les critères de fin et de réussite. L’accord sur l’organisation est conservé dans le Relais. Les propositions de mise à jour de la fiche gardent leur décision propre. Les deux travaux mensuels issus du nouveau tableau sont des trames à adapter, avec un responsable à désigner.
Les captures du centre des sources et de l’annuaire, en annexe 26, montrent comment retrouver l’échange puis la personne qui peut expliquer une différence.
5. Contrôles à effectuer à la reprise
- Retrouver l’échange ou la pièce derrière une information importante.
- Identifier ce qui est établi et ce qui reste à examiner.
- Distinguer un projet annoncé d’une décision effective.
- Retrouver la bonne personne dans l’annuaire, avec son rôle.
- Distinguer une trame proposée d’un travail inscrit au programme.
- Lire la cadence et les critères du travail retenu.
- Retrouver les pièces et la conclusion de la période examinée.
- Signaler une divergence entre deux vues sans choisir silencieusement l’une des valeurs.
↩︎ Retour au corps : partie II, chapitre 2. La mémoire du client explique ce que le cabinet sait et prépare le travail qu’il doit encore accomplir.
Texte intégral de l'annexe, généré depuis les sources du mémoire (version de dépôt). Toutes les annexes.